Automation · NDA-safe case
Advance Report Bot
Мой Telegram bot для авансовых отчетов сотрудников с Google Sheets, audit log и monthly summaries.
00 · КЕЙС ЗА 30 СЕКУНД
Кейс за 30 секунд
Авансовые операции нужно вводить быстро, но сохранять персональное разделение, аудит и итоговые отчеты.
Собрал FSM-flow, структуру листов, audit trail и правила расчета балансов.
Automation · Data Model · Runbook
Сотрудники получили простой mobile-first ввод операций с автоматическим балансом
Финансы: авансовые отчетыАвтоматизация: mobile inputКонтроль: audit logРешение: monthly close
- Авансовые операции нужно вводить быстро, но сохранять персональное разделение, аудит и итоговые отчеты.
- решение зависело от ручных сверок, чатов и отдельных файлов
- владельцы исключений и критерии приемки были неочевидны
- Сотрудники получили простой mobile-first ввод операций с автоматическим балансом
- артефакты: Automation · Data Model · Runbook
- Проверка FSM на обязательные поля.
00B · ПРОЕКТНЫЙ ПАКЕТ
Такой проект можно адаптировать под ваш бизнес
Точный объем зависит от источников, качества справочников, количества владельцев и глубины UAT.
- карта текущего процесса и целевая модель
- BRD/ТЗ, data model, расчетные правила и UAT checklist
- дашборд, отчет, Google Sheets-контур или разбор артефактов
- список управленческих решений и владельцев действий
- аудит текущей отчетности и ручных операций
- проектирование справочников, правил учета и проверок
- передача результата через приемку, регламент и runbook
01 · КОНТЕКСТ
Бизнес-контекст
Бот поддерживает персональные листы, справочник категорий и помесячную сводку.
02 · ПРОБЛЕМА
Проблема
Авансовые операции нужно вводить быстро, но сохранять персональное разделение, аудит и итоговые отчеты.
03 · РОЛЬ
Что я сделал
Собрал FSM-flow, структуру листов, audit trail и правила расчета балансов.
04 · БИЗНЕС-ПРАВИЛА
Бизнес-логика и правила
- Каждый сотрудник работает в изолированном листе.
- Операция имеет направление, категорию, тип и дату.
- Audit log фиксирует изменения для последующей финансовой проверки.
- Месячная сводка собирает расходы, возвраты и остаток по сотруднику.
05 · АРХИТЕКТУРА
Архитектура данных
Architecture map · NDA-safe demo
Advance Report Bot (sources → rules → model → decision)
Схема разложена по уровням, чтобы вся картина помещалась на экране. Клик по package подсвечивает вопрос, владельца, проверки и управленческое решение.
Уровень 1Источники → загрузка → raw layer
Источники
Telegram messagesreference sheet Загрузка и правила
bot FSMvalidation steps Модель данных
Google Sheetsaudit logУровень 2Бизнес-слои и управленческие витрины
Уровень 3Потребитель и решение
Управленческий слой
Telegram menumonthly summary Пользователь
вопросфильтррешениеnote bottomСхема обезличена и показывает логику потока без закрытых путей и доступов.
Business model
Какая модель считается источником правды?
Слои подробнее
Источники
- Telegram messages
- reference sheet
Загрузка
- bot FSM
- validation steps
Хранилище
- Google Sheets
- audit log
Витрина
- Telegram menu
- monthly summary
06 · МОДЕЛЬ ДАННЫХ
Модель данных / витрины
Справочникreferenceкатегории, типы и активность
Шаблон_Сотрудникаtemplateструктура персонального листа
Audit_Logauditистория операций
Итоги_Месяцsummaryмесячные финансовые итоги
07 · МЕТОДОЛОГИЯ
Методология, процедуры, модель и эффект
Методология
- Сформировал финансовый процесс как FSM: сотрудник, операция, категория, сумма, дата, подтверждение, audit log.
- Разделил справочник, персональные листы, журнал изменений и месячную сводку, чтобы Google Sheets не стал хаотичной таблицей.
- Встроил контроль обязательных полей и активных справочников до записи операции.
Что перенесено в систему
- Ручной сбор авансовых отчетов заменен Telegram-вводом с проверкой категории, типа и направления операции.
- Создание персональных листов стандартизировано через шаблон, а не ручное копирование.
- Месячное закрытие собирает расходы, возвраты и остаток по сотруднику автоматически.
Модель и критерии
- Баланс сотрудника пересчитывается после каждой операции на основе направления и категории.
- Audit coverage контролирует, что каждое изменение имеет запись в журнале.
- Reference checks блокируют неактивные категории и снижают ошибки классификации расходов.
Измеримый эффект
- Сотрудники получили mobile-first ввод операций без ручной пересылки таблиц.
- Финансовая проверка стала воспроизводимой за счет audit log.
- Месячные итоги собираются в единой структуре, а не вручную по разным листам.
08 · ПЕРЕХОД К ДЕМО-СЛОЮ
Демо-слой вынесен в лабораторию
Открыть дашбордНа странице кейса оставлены контекст, проблема, архитектура, правила, валидация и импакт. Интерактивный слой вынесен отдельно, чтобы кейс не смешивался с демо-интерфейсом.
Что проверять в дашборде?
Открой отдельный экран, не теряя контекст кейса
- Какое управленческое решение должен поддержать дашборд?
- Какие правила учета и контроля защищают расчет?
- Какие исключения требуют владельца и SLA?
- Что должно быть принято через UAT перед использованием?
09 · ДОКАЗАТЕЛЬСТВА
Артефакты, валидация и эффект
Артефакты
Автоматизированный workflow вместо ручного сбора: ввод, проверка, запись, аудит.
Проверка FSM на обязательные поля.Сущности, факты, справочники и расчетные слои, по которым можно принять результат.
Проверка FSM на обязательные поля.Порядок запуска, проверки, диагностики и передачи процесса владельцу.
Проверка FSM на обязательные поля.Валидация
- Проверка FSM на обязательные поля.
- Проверка расчета баланса после операции.
- Проверка создания новых персональных листов по шаблону.
Бизнес-импакт
Сотрудники получили простой mobile-first ввод операций с автоматическим балансом
- Сотрудники получили mobile-first ввод операций без ручной пересылки таблиц.
- Финансовая проверка стала воспроизводимой за счет audit log.
- Месячные итоги собираются в единой структуре, а не вручную по разным листам.
10 · ВЫВОДЫ
Выводы и улучшения
- Для Telegram workflows важна короткая форма ввода.
- Audit log делает spreadsheet-автоматизацию управляемой.
- Справочник снижает ошибки категорий.
NDA-safe discussion
Обсудить похожую задачу?
Напишите в Telegram: за 30 минут разберем вашу похожую ситуацию без закрытых доступов — источники, платежи, P&L, ручные таблицы, проверки и первый управленческий шаг.
Можно начать с описания текущего Excel/ERP/Sheets-контура и главной боли собственника.